Cuando de papel se trata, en cada sector, Público o Privado, son miles las empresas que cada vez se pierden en el arrume de papel que se ven obligados sus funcionarios para cumplir procesos que en muchas ocasiones son innecesarios.
El papel se ha vuelto un mecanismo de seguridad, cuando ciertamente es el menos inseguro de todos. Hoy en día, la seguridad requiere no solo de garantizar por puño y letra la firma de un documento sino de evitar alteraciones en su contenido, brindar la tranquilidad a quien tiene el documento de su autenticidad y saber que este es fiel copia de su original.
Cada empresa decide que requisitos debe cumplir en papel, muchos incluso como lo es el caso en el sector publico piden autenticaciones a cartas, siendo estas ilegal pues existen Decretos que taxativamente lo prohiben. Quizás este tema sea producto de una entrada futura, por ahora quiero enfocar la entrada en Docusign, una solución que permite firmar documentos, garantizando confidencialidad, integridad, disponibilidad, autenticidad y no repudio.
Algo mas de 2 años he sido usuario de esta aplicación, la cual facilita enormemente la gestión de negocios, pues cuantas veces a sido necesario (típico en el sector publico) buscar sin cansancio una persona para la firma de un documento?
Docusign se basa en la premisa de lo simple, basta con cargar un documento; sea el formato que sea, y la herramienta convierte este en un documento imposible de editar, incluir los campos de firma y enviar por correo electrónico para que quien deba firmarlo lo pueda hacer desde su computador o su dispositivo movil.
El documento queda alojado en la nube con un numero de sobre único para fácil y rápida consulta.
La firma que queda registrada en el perfil del firmante es a puño y letra si es hecha en un dispositivo movil.
En Colombia, aun pensamos que la seguridad se garantiza cuando cada parte tiene un certificado digital y estas herramientas que facilitan el intercambio seguro de documentos se dan pelea con regulaciones y normas ortodoxas que no ven mas allá de lo que quien redacta una circular tiene en su escritorio.
Invito a la Super Financiera incluso al Ministerio a pensar mas en la era en la que estamos en lugar de estar pensando en controlar plataformas como UBER, busquen como aportar para que nuestro país disminuya el uso de papel y que no se queden en palabras escritas en un Decreto (1437 /12). Muchas son las buenas intenciones que quedan en palabras pues no hay seguimiento ni el interés en hacerlas cumplir.
Puro tilín, tilín, y nadie hace nada, dejen a un lado su pensamiento tradicional y tercer mundista y prueben Docusign si les parece bien, usenlo, el cambio debe comenzar por nosotros, tomen conciencia, acaso no saben que estamos matando nuestro planeta?
