Hasta hace poco, muchas empresas locales hablaban del teletrabajo como toda una novedad, como un concepto muy lejano pero, debido al “Coronavirus” o “Covid19”, es una realidad que se debe aplicar aquí y ahora. No sólo porque muchos gobiernos lo están impulsando con fuerza por medio de decretos sino por salud!
Ahora bien, antes que muchos empiecen a rasgarse las vestiduras y a decir que es toda una arbitrariedad que un gobierno quiera imponerle eso a las empresas y ciudadanos, vale la pena recordar que la vida es un derecho y hay que conservarla. Por lo mismo, todos deben poner su “granito de arena” al quedarse en casa para evitar el contagio.
Así las cosas, antes de correr a mandar a todo el mundo a la casa, vale la pena planear una con cabeza fría los pasos a seguir. Para eso se debe pensar bien todos los pormenores al respecto del teletrabajo que puede durar por varios meses.
¿Qué se va a hacer durante este tiempo de teletrabajo?
Puede que no todas las personas tengan la disposición o la habilidad para desempeñar su rol de manera remota. Por ejemplo, la señora del aseo es posible que deba explorar otro tipo de opciones como ayudar a organizar documentos, hacer cursos en línea para obtener nuevos conocimientos o aprovechar para tomar unas merecidas vacaciones.
¿Cómo se va a trabajar de manera colaborativa en esta etapa de teletrabajo?
Antes de provocar el éxodo de los colaboradores a su casa a hacer teletrabajo, hay que revisar si todos tienen un dispositivo desde el cual puedan producir y un proveedor de internet estable y confiable que les permita conectarse al mundo de durante el horario laboral (si señor lector, se necesita un horario para que, inclusive desde la casa, exista un balance entre trabajo y familia).
El proceso de escoger la plataforma adecuada para teletrabajo no se debe tomar a la ligera, no sólo importan los costos sino las funcionalidades, dado que algunas permiten colaborar de forma mas intuitiva que otras y, por lo mismo, vale la pena revisar las opciones disponibles en el mercado antes de movilizar todo su equipo de trabajo a lo desconocido.
Seguramente, en este punto muchos pueden entrar en pánico no sólo por la cantidad de opciones para teletrabajo que existen en el mercado sino, porque hay que reaccionar ahora mismo, el COVID19 está aquí y en muchos países la cuarentena ya empezó. Por esa razón, en TECHcetera nos reunimos con varios amigos de la industria a hablar del tema y validar qué usa cada uno para resolver la emergencia de acuerdo a sus necesidades y los recurso que tiene a su alcance (en caso de problemas para visualizar el siguiente video acerca de las opciones para teletrabajo, haga clic aquí).
Una vez elegida la(s) plataforma(s) es menester asegurarse que cada persona de la organización tenga acceso a la información que realmente necesita visualizar y/o modificar. La realización de copias de seguridad (backup) y la recuperación de datos son procesos que deben tener un perfil especifico asignado y un momento definido. Debe existir una política de seguridad propia de la realidad de la organización y del alcance establecido para los empleados que hacen parte del teletrabajo.
Al superar esa etapa de accesos, es necesario establecer una forma de hacerle seguimiento de manera periódica a las actividades, bien sea por medio de un archivo compartido que se va actualizando de manera colaborativa o por medio de un sistema que vaya de acuerdo a la complejidad de las tareas realizadas por cada empresa.
En el caso de las reuniones que, con motivo del COVID19 ya no pueden ser presenciales, deben realizarse de maneras remota, siempre y cuando sean necesarias, con fines puntuales para establecer metas, solucionar inconvenientes que no permitan el desarrollo de las labores pertinentes a la operación, evaluar la salud mental y moral del equipo de trabajo. Al respecto, no esta de más tomar las llamadas sobre la conexión por cable en lugar de WiFi y tener a la mano unos buenos audífonos.
Finalmente, dada la cuarentena y todo el trabajo a desarrollar, vale la pena hacer pausas activas y motivar a los colaboradores a realizar actividades de ejercicio en casa para mantener el cuerpo y la mente de todo el equipo en óptimas condiciones. Para eso existen varias aplicaciones y hasta listas de reproducción en YouTube (las cuales son cortas y van por niveles según el consumidor).
