Hace poco me encontré en una situación complicada cuando recibí la tercera versión de un concepto legal compuesto por varias páginas de sólo texto con una letra bastante pequeña y, lo pero del todo, el emisor del documento no había usado la función de “control de cambios”.
Así las cosas las opciones eran pocas:
- Leerse de nuevo los dos contratas y comparar letra por letra,
- Llamar al abogado emisor y pedirle que enumerar todos y cada uno de los cambios en la conversación,
- Buscar alguna forma de usar la tecnología para no tener que recurrir a la opción 1 o 2.
Después de reflexionar acerca de las opciones, ni corto ni perezoso, me di a la tarea de buscar una opción que no fuera muy difícil, costosa ni dispendiosa para lograr comparar los documentos. Investigando un poco, me encontré con una sorpresa my grata:
Desde Microsoft 2007 hasta la versión de Office 365 existe la opción para comparar documentos.
El proceso puede llegar a ser de uso poco frecuente pero, en este caso en particular, me “caía como anillo al dedo” para solucionar mi problema.
¿Cómo comparar dos documentos en Word?
Para empezar se deben abrir Word y desplazarse al menu de herramientas, una vez allí, seleccionar la opción de Control de Cambios. Posteriormente dar clic en la opción de comparar.
Posteriormente, se debe seleccionar los documentos en cuestión que se van a comparar. La comparación se puede realizar a nivel de:
- Mayúsculas y/o minúsculas,
- Comentarios,
- Campos,
- Notas al pie de página o al final
- Formato,
- Encabezados y pie de página,
- Inserciones / eliminaciones,
- Elementos movidos,
- Tablas,
- Cuadros de textos,
- Espacios en blanco
La gran mayoría de opciones necesarias para comparar a nivel de un documento legal como un contrato, concepto y/o similares están allí al alcance de un clic.
El resultado de la comparación puede mostrarse a nivel de caracteres o palabras en el documento original, en el documento en revisión o, tal como preferí en este caso, en un documento nuevo (para no llegar a modificar los otros documentos originales que pueden necesitar de cierta trazabilidad a futuro).
Así de fácil, en cuestión de segundos, tenía listo el trabajo que, de lo contrarío, podría haberme tomado horas de trabajo y de aburrimiento hacerlo manualmente!
