Permítame la arrogancia. La pregunta no es si debe usar un servicio de almacenamiento en la nube. La pregunta es importante, cuál de ellos debe usar.
Contrario a la creencia popular, el factor único mas importante en tecnología no es el dispositivo. Son los datos. Los dispositivos, mas exactamente el procesamiento, es reemplazable, sus datos no. Ilustremos el asunto con un ejemplo. Si ocurriera una catástrofe hoy en su casa, y perdiera todos sus dispositivos y sus datos, ¿qué podría recuperar mas rápidamente? Su smartphone y PC están tan lejos como su presupuesto y distancia del almacén. Las fotografías de sus hijos o el borrador del libro que pensaba publicar, se perdieron para siempre. Los datos, en específico aquellos creados por ud., son irremplazables.
No hay un mejor servicio de almacenamiento en la nube, hay casos de uso y servicios que lo facilitan
Habiendo establecido que el almacenamiento en la nube es una necesidad y no un lujo tecnológico, lo que hay que encontrar es su caso de uso, para luego buscar el servicio que mejor se le acomode. Los 5 servicios de almacenamiento en la nube mas populares del planeta son Dropbox, Box.com, Google Drive, Windows Live Skydrive e iCloud en ese orden. Cada uno de ellos responde principalmente a uno de los 3 casos de uso específico que quiero revisar a continuación.
Vale la pena aclarar que estos casos de uso no son mutuamente excluyentes entre si. Ees decir que ud. perfectamente podría usar cualquiera de ellos sin perjuicio de usar el otro. Lo que debe tener en cuenta es que debe hacer match entre su caso de uso y su servicio, de otra manera se sentirá decepcionado pro la calidad y la experiencia de uso.
Si su prioridad es sincronizar información entre dispositivos, propios y ajenos
Hay una manera correcta de compartir y enviar archivos. Puedo apostar a que ud. como usuario lo está haciendo mal. Las dos formas mas populares de transferencia de archivos son el correo electrónico y las USBs. Estos son los métodos incorrectos de transferir datos. Los usamos por costumbre, pero estos sistemas no fueron diseñados con ese propósito. Usarlos significa aumentar el riesgo de instalar malware, de tener múltiples versiones, etc..
La manera correcta de compartir y enviar archivos es subir el archivo a un servicio de almacenamiento, local o en la nube, y distribuir a los interesados enlaces a la localización del archivo. Así se reduce el uso de ancho de banda, se mantiene el control de las versiones disponibles y hay mayor control sobre la posibilidad de que los archivos contengan malware.
En el pasado, los sistemas de almacenamiento empresariales estaban diseñados con este principio en mente. En las empresas coloquialmente llamaban a este sistema “poner los archivos en la red”, donde “la red” era un repositorio central y compartido de información. El problema radicaba en la conexión, capacidad y disponibilidad de estos repositorios de red. Eran lentos, no se podía trabajar simultáneamente y muchas veces solo estaban disponibles dentro de las oficinas de las empresas.
Dropbox fue diseñado con este último principio en mente. La idea original era que un usuario pudiera llevar los archivos de la oficina a la casa sin depender de una USB o diskette que podía fallar en cualquier momento. Con el tiempo, agregaron la posibilidad de crear carpetas compartidas y de compartir enlaces a los archivos y Dropbox se convirtió en el sistema de almacenamiento en la nube mas popular del mundo. El gran avance de Dropbox es que ya no era necesario mantener encendidos los computadores de manera simultánea para sincronizar los archivos, la nube, disponible 24 horas al día se encarga de sincronizar los datos a través de cualquier dispositivo, independiente de su sistema operativo, tan pronto se hace disponible en internet, desde luego siempre con el usuario y su conveniencia como prioridad.
Si su necesidad es la de sincronizar carpetas entre 2 computadores, o compartir archivos, no importa si son para ud. mismo , o para otras personas, su mejor apuesta es Dropbox. Pero no se engañe, Dropbox no es solo para consumidores y usuarios individuales. Dropbox ha lanzado ciertas características, en especial características de seguridad, que lo empiezan a posicionar como una alternativa viable en las empresas. Este camino lo pone en directa vía para enfrentarse con Box.com
Si su prioridad es la seguridad de su información
En las empresas valoran especialmente su información. En algunas empresas la seguridad de su información es tan importante que están dispuestos a sacrificar la productividad de sus empleados con tal de mantener su información bajo control.
Aaron Levie, fundador de Box.com, quiso solucionar esa premisa. ¿Como mantener segura la información empresarial sin afectar la productividad de los empleados?
El resultado, Box.com es una plataforma de almacenamiento en la nube, manejada centralmente por los profesionales de IT de las empresas. Desde luego, Box.com cuenta con las mejores prácticas de seguridad de la información, las que necesitan las empresas que mas valoran sus datos. Conexiones seguras, repositorios encriptados, versionamiento automático, etc..
Si su prioridad es mantener bajo control la información, Box.com es la mejor apuesta. Al igual que Dropbox, Box.com también ha venido agregando características a su servicio. En el caso de Box.com buscan hacer su servicio mas amable con los usuarios no corporativos. En las aplicaciones móviles y en su sitio web es posible leer el contenido de archivo sin abrirlos. Hace poco tiempo Box.com finalmente abrió su sistema de sincronización a todos los usuarios. Aunque aún tiene fuertes restricciones, como por ejemplo estar atado a un fólder específico en el computador, el servicio se ha hecho mas conveniente para los usuarios. Durante un mes (iniciando la segunda semana de Enero 2014), Box.com estará regalando 50Gb de almacenamiento a quienes se inscriban a su servicio desde dispositivos iOS.
Si su prioridad es la interoperabilidad y la omnipresencia de sus datos
Mientras Box.com y Dropbox se han concentrado específicamente en el almacenamiento y acceso a los archivos, los tres fabricantes mas importantes de sistemas operativos y aplicaciones de productividad han tomado un camino un poco diferente.
Google, Apple y Microsoft parten desde la premisa de que un porcentaje muy alto de la información se produce desde las aplicaciones instaladas en sus dispositivos. Ellos buscan además que esta información pueda ser producida o consumida desde cualquiera de los demás dispositivos que completan su ecosistema. Así que atados a sus sistemas operativos han creado sistemas de almacenamiento en la nube que funcionan de manera transparente sobre su ecosistema. La instalación y uso no es un problema del usuario, sino de los desarrolladores de aplicaciones.
Dependiendo de su ecosistema, Mac/iOS, Windows o Android, ud. debería elegir el sistema de sincronización y almacenamiento correspondiente. En mi experiencia estos sistemas son especialmente útiles para sincronizar configuraciones, por su transparencia y compatibilidad con el sistema operativo, y archivos de trabajo, pues permiten el trabajo simultáneo a través de sus plataformas. No son tan versátiles a la hora de mantener sus datos seguros o a la hora de compartir información con terceros, no obstante su funcionalidad es extraordinaria.
Un ejemplo: Mi configuración propia
Como ya muchos saben, mi configuración está basada casi completamente en un ecosistema Apple. Tanto para archivos de trabajo, archivos que aún no he completado, como para configuraciones, uso exclusivamente iCloud.
Los archivos que ya completé y que pueden requerir alguna modificación adicional o que tendré que compartir y mantener accesibles en el corto plazo uso Dropbox. Dropbox está instalado en cada uno de mis dispositivos. La regla que uso es simple. Si el archivo se completó en los últimos 30 días queda almacenado en Dropbox.
Finalmente el almacenamiento de largo plazo, aquel que puede ser accesado en caso de necesidad o referencia únicamente va a Box.com. Box.com no está instalado en cada uno de mis dispositivos, solo en el desktop de mi casa, desde donde sincronizo diariamente la información. Aunque siempre puedo accesarla a través de internet. El sistema está automatizado y pone los archivos en el sitio correcto usando una herramienta muy útil que se llama Hazel
Esta configuración me ha permitido lograr dos objetivos:
- Maximizar la disponibilidad de almacenamiento en la nube y
- Minimizar la configuración necesaria de mis dispositivos.
En esencia me ha ayudado a ahorrar dinero sin sacrificar mi productividad.
¿Ud. como usa su almacenamiento en al nube? ¡Déjenos un comentario!
