En los últimos días he venido explorando como automatizar algunos aspectos de mi flujo de trabajo. Busco una manera de mantener un flujo mas ordenado, que haga posible deshacerme casi completamente de los papeles de mi escritorio, pero que al mismo tiempo me permita cubrirme contra mi “yo del futuro”. Es decir, que mi flujo de trabajo debe ser tan simple de recordar, que cuando tenga que buscar algo en un par de meses o años, lo encontraré fácilmente.
Mi flujo ideal es relativamente simple. Un archivo puede llegar a mi sistema por varios medios, correo electrónico, download (por cualquier medio), scanner o simplemente producido por mi mismo. Inmediatamente debo nombrarlo (o borrarlo si no necesito archivarlo), usando una estructura simple pero fácil de recordar, y finalmente lo llevo a un fólder de archivos de trabajo, donde estará disponible por 60 días desde su última modificación. Después de cumplidos estos 60 días, irá a un nuevo fólder, almacenado centralmente, fuera de mi computador, pero fácilmente accesible. Finalmente, todo archivo que cumpla un año en desuso, se comprime y guarda en el repositorio central. Suena fácil de implementar y mantener, en el papel. En la realidad, la implementación ha sido algo compleja.
Aunque he tratado de mantener el sistema en funcionamiento de manera manual, es evidente que solo funciona correctamente si es automatizado. Recientemente empecé a usar una herramienta, Hazel, que conocía de tiempo atrás, pero que por su precio no quise nunca usar (los usuarios de Windows, pueden usar Belvedere, que es similar en su concepción y además gratis). Hazel permite automatizar gran parte de mi flujo de trabajo. Se encarga de nombrar los archivos que necesitan ser nombrados, y de vigilar los folderes y archivos y llevarlos automáticamente al repositorio central cuando se cumplan las reglas establecidas.
El proceso, sin embargo no ha sido sencillo. Aún me estoy estrellando contra la curva de aprendizaje y en específico contra la lógica del programa. Afortunadamente para hacer las pruebas cree un pequeño escenario que prueba todos y cada uno de los movimientos en un ambiente controlado. Fallas en mi comprensión de la lógica de Hazel hacen que algunos archivos terminen en lugares equivocados donde no los hubiera encontrado o se nombren con estructuras erróneas. Así que voy paso a paso.
En este momento ya tengo funcionando el script que mueve los archivos de un repositorio a otro, cuando se cumplen 60 días. El que cambia el nombre de los archivos ha sido mas complejo, pues darle la estructura lógica requiere definitivamente de interacción humana, es necesario darle ciertos parámetros, para que el sistema los interprete correctamente y cree la estructura. Estaré regresando a este tópico con frecuencia, pues creo que es una parte fundamental de mi objetivo de lograr la oficina sin papeles.
