Esta mañana me levanté y encontré en mi buzón de correo una situación digna de esa bonita -y muy útil- serie llamada #LoEstasUsandoMal que hicimos hace unos años y en la cual intentamos enseñarle a la gente a utilizar de forma correcta la tecnología que usa diariamente.
En este caso está relacionada con el desconocimiento en el uso del correo electrónico. Fue una mezcla del uso inapropiado de la casilla Para en vez de utilizar la casilla Con Copia Oculta (Cco), el terrible botón de Responder a Todos y la ingenuidad de quienes creen que la opción de Recupar Correo de Outlook sirve para algo. Una cadena que llenó mi inbox de correos no deseados y que, además, pone en riesgo la información de quienes fuimos copiados por un externo.
Un correo enviado a más de 170 destinatarios -que no nos conocemos entre nosotros y que pertenecemos a empresas que en muchos casos compiten entre sí- copiados todos en la casilla Para, seguido de un correo de respuesta de uno de los destinatarios quien, en vez de presionar Responder (y enviarle el correo al autor original de la cadena) decide presionar Responder a Todos y por ende la cadena ya va en 340+ correos que deriva en una acción (al parece desesperada porque la utilizó 3 veces) del autor original de utilizar la opción de Recuperar Correo de Outloook con la esperanza de que todo desaparezca y nadie haya visto su correo del domingo a las 7 y media de la noche.
Pero no: así se veía mi inbox esta mañana:
Así que aquí está mi servicio social de la semana: amigo usuario de Outlook, no seas ingenuo. El botón de Recuperar Correo no sirve para nada, sino para llenarle de basura el inbox a todos aquellos destinatarios que recibieron el correo que quieres recuperar.
La razón es bien sencilla y está descrita de forma prominente por Microsoft en su página de soporte:
Importante: Si su cuenta es POP o MAPI, la recuperación no funcionará.
Para su información, el 99% de las cuentas de correo del mundo son POP o MAPI (también conocidas como IMAP). Y para su información la mayor parte de los usuarios de correo electrónico no usan Outlook (no desde hace más de una década que se popularizaron los smartphones y que Windows Mobile murió).
Así que la próxima vez que vaya a enviar un correo siga estas recomendaciones:
1 – Valide si los destinatarios deben saber quiénes son los demás destinatarios del correo que está enviando. Si entre ellos no se conocen o no trabajan juntos, lo más seguro es que no deban saberlo. En este caso use la casilla CCO de tu correo y no la de Para.
2 – Antes de enviar un correo revíselo pero si ya lo envió con algún error, no se desgaste tratando de recuperarlo (por lo menos no desde Outlook).
3 – Si va a responder cualquier correo revise primero que no presione Responder a Todos.
Con estos pasos le hará la más fácil la vida a quienes son objeto de destino de sus correos.
